כאשר מתכננים מעבר לחו"ל לצורך לימודים אקדמיים מתקדמים, רישום לאוניברסיטאות זרות או קבלת רישיון עבודה מקצועי מעבר לים, יש להוכיח את אמיתות תעודות ההשכלה שניתנו בישראל. קבלת חותמת אפוסטיל משרד החוץ על גבי תארים או תעודות בגרות אינה יכולה להתבצע באופן אוטומטי, שכן האגף הקונסולרי אינו מחזיק במאגר החתימות של מורשי הגישה בבתי הספר או באוניברסיטאות. לשם כך נולד שלב האימות המקדים של אפוסטיל משרד החינוך (המתבצע כיום באמצעות שלוחת המשרד בירושלים או בערוצים מקוונים ישירים), שבו פקיד מוסמך בודק את מקוריות התעודה הלימודית ומאשר אותה בחתימתו הרשמית. רק לאחר שהמשרד האחראי על ההשכלה מטביע את חתימתו על גבי הנייר, ניתן להמשיך לתחנה הבאה ולהצמיד את מדבקת האימות הבינלאומית הסופית שהופכת את המסמך לקביל משפטית ברחבי העולם.
תהליך מורכב זה של אימות כפול דורש תכנון קפדני של זמנים, מאחר שכל עיכוב בשלב המקדמי עלול לגרום לפספוס מועדי ההרשמה הנוקשים של מוסדות החינוך מעבר לים. אזרחים רבים המנסים להבין במדויק איך מוציאים חותמת אפוסטיל עבור תעודות ההשכלה שלהם, מגלים שהלוגיסטיקה הכרוכה בריצה בין הגופים ובהחתמת הניירות המקוריים עלולה לגזול ימי עבודה יקרים. הבעיה מחריפה כאשר נדרש במקביל הליך של תרגום לאנגלית עם אפוסטיל עבור סילבוסים או גיליונות ציונים מורכבים שאינם מופקים בשפה זרה על ידי מוסד הלימודים המקורי. כדי לפשט את ההליך ולמנוע את טרטור הנסיעות המתיש, מומלץ להסתייע בחברת שליחויות מקצועית המנהלת את קבלת אישורי משרד החינוך, מבצעת את המעבר באגף הקונסולרי, ומחזירה לסטודנט את התיק כשהוא מוכן להגשה מיידית לכל אוניברסיטה בעולם.