חותמת אפוסטיל

אמנת האג בנושא מסמכים בין לאומיים

ביום 5.10.1961 נחתמה אמנה בין לאומית בין מדינות רבות וביניהן מדינת ישראל, על האופן שבו יש להעביר מסמכים בין לאומיים ולוודא שאכן המסמכים שמועברים בין המדינות ובמיוחד אם מדובר בשפות שונות, הן אכן העתק מדויק של המסמכים המקוריים.

התנהלות בנושא מסמכים ציבוריים

מסמכים ציבוריים בישראל מונפקים על ידי משרדי ממשלה שונים. לדוגמה תעודת לידה, תעודת נישואין ותעודות נוספות הקשורות למרשם האוכלוסין מונפקות על ידי משרד הפנים, תעודה רשמית המאשרת את סיום הלימודים בפקולטה מסוימת באוניברסיטה, או כל אישור אחר הקשור ללימודים מונפק על ידי משרד החינוך.

עם קבלת מסמך זה יש להעביר אותו לנוטריון מוסמך, כדי לקבל ממנו אישור נוטריוני למסמך זה כשהוא בשפת המקור, או לחלופין אם מדובר במסמך שתורגם לשפה אחרת.

הנוטריון מאמת את העובדה שמדובר במסמך זהה ולאחר מכן יש לגשת לבית המשפט ולקבל בנוסף לכך גם חותמת אפוסטיל.

הנציגים של בית המשפט מוודאים שהנוטריון שאישר זאת נכלל ברשימת הנוטריונים המוסמכים לבצע פעולה זו ורק לאחר מכן מטביעים את החותמת. בכל הגעה לנציגי בית המשפט בעניין זה, אפשר לאשר במקסימום עשרה מסמכים שונים בלבד.

פלומבה זו מודבקת על גבי האישור הנוטריוני והיא משלימה את פעולת האימות שיש לבצע עבור כל תעודה רשמית שהיא מקורית והונפקה על ידי אחת הרשויות המוסמכות לכך בארץ.

יש מקרים שבהם נדרש אישור של משרד החוץ. במקרים הללו שליח מיומן מעביר את המסמכים למשרד החוץ ולאחר מכן מקבל אותם כשהם חתומים בחותמת אפוסטיל ומוכנים להמשך ההליך הנדרש.

התנהלות בנושא מסמכים שאינם ציבוריים

אם מדובר במסמכים פרטיים או עסקיים שיש להעביר אותם לחו"ל, במקרים רבים יש לתרגם גם אותם לשפה המבוקשת ולאחר מכן להעביר אותם לאימות על ידי נוטריון. לאחר אישורו על כך שהתוכן בשפה זו זהה לתוכן בשפה המקורית, כיוון שהוא ביצע אימות של החוזה הספציפי, צוואה וכו' אפשר לקדם את התהליך ולהעביר את המסמכים לגורם הרלוונטי.

העברת מסמכים לחו"ל

בשנים האחרונות ישראלים רבים מעוניינים להנפיק אזרחות זרה של מדינות אירופאיות אשר נכללות באיחוד האירופי, כמו אזרחות פורטוגלית, ספרדית, אוסטרית וכו'.

לצורך כך עליהם לתרגם ולהעביר לממשל מסמכים רבים. על פי ההנחיות של כל מדינה, האזרחים הישראלים מבצעים את התהליך הנדרש שכולל אימות של נוטריון והוספת חותמת אפוסטיל.